KVKK Aydınlatma Metni

(6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.10 Uyarınca)

1. VERİ SORUMLUSU

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") uyarınca kişisel verileriniz; veri sorumlusu sıfatıyla Erol Karabulut (şahıs işletmesi) ("Şirket") tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

• Adres: 8273 Sokak No: 3, Ataşehir, Çiğli / İzmir
• E-posta: info@hastaneai.com
• Telefon: 0542 552 19 52
• Vergi Dairesi / No: Çiğli VD — 5040956002

2. ROL AYRIMI: NE ZAMAN VERİ SORUMLUSU, NE ZAMAN VERİ İŞLEYEN?

HastaneAI, sağlık kurumlarına ve sağlık profesyonellerine yönelik bir karar-destek platformudur. Bu nedenle iki farklı veri kümesi ve iki farklı rol söz konusudur:

Platform'a hasta/sigortalı verisi yükleyen kullanıcı ve kurumlar; ilgili kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğünü yerine getirmek ve uygun hukuki sebebe sahip olmakla yükümlüdür.

3. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

• Üyeliğin oluşturulması, kurumsal hesap ve kullanıcı yetkilerinin yönetilmesi,
• Platform hizmetlerinin sunulması ve sözleşmesel yükümlülüklerin ifası,
• Satın alma, ödeme, faturalandırma, kota takibi ve iade süreçlerinin yürütülmesi,
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, hesabın ve işlemlerin yetkisiz kullanıma karşı korunması, kötüye kullanımın tespiti,
• Talep ve şikâyetlerin karşılanması, kullanıcı iletişiminin yürütülmesi,
• Yasal defter, kayıt ve saklama yükümlülükleri ile yetkili kurum taleplerinin karşılanması,
• Hizmet kalitesinin ölçülmesi ve geliştirilmesi (kullanım istatistikleri, hata kayıtları),
• Açık rıza vermeniz hâlinde: verilerin yurt dışındaki hizmet sağlayıcılara aktarılması ve ticari elektronik ileti gönderimi

amaçlarıyla, KVKK m.4'teki genel ilkelere uygun; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde işlenir.

5. İŞLEMENİN HUKUKİ SEBEPLERİ

Kişisel verileriniz KVKK m.5'te yer alan;

• m.5/2-c: Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması (üyelik, abonelik ve satın alma süreçleri),
• m.5/2-ç: Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi (vergi, e-ticaret ve tüketici mevzuatı kayıtları),
• m.5/2-e: Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (uyuşmazlıklarda ispat, onay kayıtları),
• m.5/2-f: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat (güvenlik ve denetim logları, hizmet iyileştirme),
• m.5/1: Açık rıza (yurt dışı aktarım ve ticari elektronik ileti bakımından)

hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.

Belgelerdeki sağlık verileri KVKK m.6 uyarınca özel nitelikli kişisel veridir. Bu veriler bakımından hukuki sebebi belirlemek, verileri yükleyen veri sorumlusunun (kullanıcı/kurum) yükümlülüğündedir. Şirket, veri işleyen sıfatıyla bu verileri yalnızca hizmetin ifası için işler ve KVKK m.12 kapsamındaki güvenlik tedbirlerini alır.

6. SAĞLIK VERİSİ İÇEREN METİNLERİN İŞLENME BİÇİMİ

Şirket, sağlık verisi içeren metinlerin işlenmesinde aşağıdaki teknik kuralları uygular:

• Ham klinik metin, varsayılan olarak yalnızca Şirket'in kendi kontrolündeki yerel (on-prem) yapay zekâ altyapısında işlenir.
• Dış model sağlayıcılarına yalnızca anonimleştirilmiş / maskelenmiş içerik gönderilebilir; anonimleştirme başarısız olursa işlem durdurulur (fail-closed).
• Ham epikriz metni kalıcı olarak saklanmaz.
• Bu davranış yönetim panelindeki KVKK ayarlarıyla denetlenir ve değişiklikleri denetim kaydına yazılır.

7. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Kişisel verileriniz, KVKK m.8 ve m.9'daki şartlara uygun olarak ve yalnızca amaçla sınırlı biçimde;

• Ödeme ve finans kuruluşlarına (anlaşmalı banka / ödeme kuruluşu) — ödemenin gerçekleştirilmesi ve iadeler için,
• Bilişim altyapı, barındırma ve e-posta gönderim hizmeti sağlayıcılarına — hizmetin teknik olarak sunulabilmesi için,
• Yapay zekâ model sağlayıcılarına — yalnızca Bölüm 6'daki kurallar çerçevesinde, anonimleştirilmiş içerik bakımından,
• Mali müşavir, denetçi ve hukuk danışmanlarına — yasal yükümlülükler ve hak takibi için,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına — hukuken yetkili olmaları hâlinde ve talepleri kapsamında

aktarılabilir.

Yurt dışına aktarım. Platform'un teknik altyapısında kullanılan bazı hizmet sağlayıcılar (dış yapay zekâ model sağlayıcıları ve şifreli yedekleme hizmeti) yurt dışında bulunmaktadır. Bu kapsamdaki aktarım, KVKK m.9'da öngörülen şartlar çerçevesinde ve açık rızanıza dayanılarak yapılır. Yedekler, yurt dışına gönderilmeden önce Şirket tarafından uçtan uca şifrelenir; şifre çözme anahtarı hizmet sağlayıcıda bulunmaz. Açık rızanız, işbu Aydınlatma Metni'nden ayrı olarak sunulan Açık Rıza Metni ile alınır.

8. TOPLAMA YÖNTEMİ

Kişisel verileriniz; Platform'daki üyelik, sipariş ve iletişim formları, modül arayüzleri ve belge yükleme alanları, çerezler ve log sistemleri ile e-posta ve destek kanalları üzerinden, tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olarak elektronik ortamda toplanır.

9. SAKLAMA SÜRELERİ

Kişisel verileriniz, işleme amaçlarının gerektirdiği süre ve her hâlde mevzuatta öngörülen asgari süreler boyunca saklanır. Sistemde uygulanan başlıca süreler:

Sürelerin dolmasıyla veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. KVKK m.11 KAPSAMINDAKİ HAKLARINIZ

KVKK m.11 uyarınca Şirket'e başvurarak;

a) Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, b) İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, c) İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, ç) Yurt içinde / yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, d) Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, e) KVKK m.7'deki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, f) (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, g) Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, ğ) Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz. Platform'a yüklenen belgelerdeki hasta/sigortalı verileri bakımından bu talepler, ilgili verinin sorumlusu olan kullanıcı veya kuruma yöneltilmelidir; Şirket veri işleyen sıfatıyla veri sorumlusuna gerekli desteği sağlar.

11. BAŞVURU YÖNTEMİ

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi; Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak, kimliğinizi tevsik eden belgelerle birlikte 8273 Sokak No: 3, Ataşehir, Çiğli / İzmir adresine yazılı olarak ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden info@hastaneai.com adresine iletebilirsiniz. Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarife uygulanabilir.

Başvurunuzun reddedilmesi, verilen cevabı yetersiz bulmanız veya süresinde cevap verilmemesi hâllerinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

---

Erol Karabulut — 8273 Sokak No: 3, Ataşehir, Çiğli / İzmir — info@hastaneai.com